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物流業務を効率化する方法と3つのポイントをご紹介

物流業務を効率化することで、作業時間の短縮や人件費の削減など様々なメリットが得られます。
本記事では、物流業務を効率化する方法と3つのポイントをご紹介します。

1. 主な物流業務

物流業務はさまざまなフローに分かれています。ここでは主な物流業務についてご紹介します。

1.1 受注

商品の受注情報の管理や確認を行います。商品の種類、個数、在庫確認などを行い、納品書など必要書類の作成も必要です。

1.2 商品の入出庫・棚入れ

商品の荷受け業務、配置、棚入れなどの業務を行います。倉庫に到着した商品を適切な保管場所に破損・汚損がないように運ぶ必要があります。また、配送先のデータ、発注・受注ミスや配送日の間違いなどがないように確認を行います。

1.3 検品

商品の検品作業を行います。しっかりと検品作業を行うことにより、品質の維持が期待できます。金属探知やタグ・ラベルの確認、ネームの付け替え、クリー二ングなど検品項目があり、企業ごとに異なります。

1.4 商品保管

自社倉庫にある商品の種類や個数などを把握し、管理する作業です。在庫管理をきちんと行うことで、販売機会損失を防止できます。

1.5 ピッキングと梱包

受注したデータをもとに商品のピッキングと梱包作業を行います。商品の破損を防止するため、緩衝材の準備なども含まれます。物流業務の中でも最も作業割合の多い業務とされています。商品ごとに異なる梱包をする場合もあり、従業員の負担が大きい作業でもあるため、自動化が進められている分野でもあります。

1.6 発送

配送手段の選定、送り状作成などの発送業務を行います。追跡番号や商品バーコードを用いて商品管理を行うことで、トラブル時に迅速な対応が可能です。

1.7 返品処理

顧客から返品などがあった場合は再入庫作業を行います。商品に不備があった場合の返品は会社に報告をします。

1.8 輸送・配送

商品に合わせた適切な輸送手段を選定し、指定された場所と期日に届けます。

1.9 棚卸

在庫数と現物数が合っているかという棚卸業務を行います。

2. 物流業務を効率化する方法

物流業務を効率化できれば企業側にも顧客側にもメリットがあります。ここでは物流業務を効率化するための方法についてご紹介します。

2.1 物流拠点内の作業を改善する

物流拠点内の作業を改善することで、業務効率化が見込めます。

例えば、ヒューマンエラーがなくならず困っているとします。手作業で商品を確認・ピッキングしていると、どうしてもヒューマンエラーが出てしまう可能性があるところ、ハンディターミナルを利用しバーコードを読み取ってスキャンすることで、商品の照合を簡単に行えるようになるでしょう。

また、現場の作業内容やノウハウを盛り込んだ作業手順書の作成もおすすめです。手順書があることで、作業を標準化・統一化することが可能になります。

2.2 現場の労働環境を見直す

現場の労働環境に問題があるなら見直しを行いましょう。

例えば、長時間労働によるスタッフのストレスや体調不良が見られるなら、労働環境の改善が必要です。

2.3 物流業務をアウトソースする

物流業務をアウトソースすることも1つの手段です。

物流業務のアウトソースとは、自社で行っている物流業務を外部委託することです。自社だけでは解決が難しい物流の問題の解決策となります。

例えば、「保管スペースが足りなくなってきた」「物流業務に割く人手が足りない」「閑散期と繁忙期で仕事量に差があるため、コスト管理が難しい」など、自社だけではすぐに解決できない物流業務の課題も多くあります。このような問題を解決するために、時間もコストもかかるため、頭を悩ませている企業も多いのではないでしょうか。

物流業務のアウトソースは、人手不足や保管スペース不足、コスト面などの問題を解決することにつながります。その他にも、リソース不足の解消、人件費・管理費などのコスト削減、柔軟な対応が可能になる、業務効率化などさまざまなメリットがあります。

導入コストやランニングコストを計算し、導入後の費用対効果を考え検討する必要があるでしょう。

2.4 物流システムを導入する

物流システムとは、「輸送、保管、荷役、包装、流通加工の一連の工程を管理するシステムを指します。物流業務を一元管理することにより、効率的に在庫・入出庫・配送管理が可能です。代表的な物流システムは以下が挙げられます。

倉庫管理システム(WMS)

倉庫管理システム(Warehouse Management System)は、倉庫内の物流プロセスを効率化するためのシステムを指します。

例えば、商品を番号やバーコードなどで管理すれば簡単に在庫状態をシステム上で把握できます。リアルタイムで在庫状況がわかれば、機会損失を防止できます。

在庫管理システム

倉庫内の商品在庫を管理するシステムです。入出庫業務、配送業務、受発注業務などの管理が可能です。複数個所に分かれた在庫管理もできます。倉庫管理システムと内容が似ている部分もあることから、「在庫/倉庫管理システム」として提供されていることも多くあります。

2.5 共同配送の仕組みづくり

共同配送とは、複数のメーカーや卸売業者が同じ配送先への荷物を共同で配送する仕組みのことです。トラックの積載率の向上や物流コストの削減などのメリットがあります。ただし、複数の業者が関わることになりますので、料金や配送ルートなどの問題が生じないようにあらかじめしっかりと取り決めを行う必要があるでしょう。

3. 物流業務効率化によるメリット

物流業務を効率化することには以下のようなメリットが考えられます。

3.1 現場の負担を軽減

1つ目のメリットは現場の負担を軽減できる点です。

物流業務をすべて自社で行う場合、物流業務を滞りなく行えるだけの人員を用意しなくてはいけません。さらに、スムーズに業務を行うには、システム構築や外部委託が必要になるでしょう。物流業務は、膨大なコストや人員が必要になり、現場への負担も増えることが予想されます。そこで、物流アウトソーシングサービスを利用したり、システムを導入したりすることで業務効率化ができれば、物流業務に割くリソースを減らすことができます。

さらに外部委託は、繁忙期や閑散期に人員を余らせたり、足りなかったりするリスクも回避できます。業務をシステムなどで効率化できなければ、繁忙期は多くの人員を確保しなくてはならず、倉庫スペースも必要なため、倉庫費用もかさみます。物流業務が効率化できればこれらのリスクを回避でき、コストの適正化も期待できます。

加えて、ヒューマンエラーを防ぐことによる負担の軽減です。人間が作業する以上、ミスが出てしまうことは避けられません。大事なことはいかにヒューマンエラーを軽減し、ミスが起こってもすぐにカバーできるシステムを構築できるかです。システムが機能していれば、ヒューマンエラーが起きても早急に発見し修正を行うことが可能になります。また、データ管理をシステムやAIなどに任せられるようになれば、管理に関わる現場の負担も軽減できるでしょう。

3.2 人材不足を解消

2つ目のメリットは人材不足が解消できる点です。

物流業界では特にドライバー不足が深刻化しているとされます。長距離・長時間走行するトラックドライバーの労働環境は過酷であり、働き手がなかなか集まらない状況にあります。またドライバーだけでなく、倉庫で働く人材も将来的に不足する可能性があります。

そこで、システムや機械によって業務効率化ができれば、少ない人員でも業務を行えるようになります。さらに、適正なコストを維持するには、常に適正な人員を配置しなくてはいけません。しかし、閑散期や繁忙期のある商品だと売れ行きが予測しにくい面もあり、人員を適正に配置できない可能性もあります。人員が多すぎればコストがかかり、少なすぎれば一人当たりの負担が増え、業務そのものが立ち行かなく点には注意が必要です。

3.3 物流品質が向上する

3つ目のメリットは物流品質が向上する点です。

時間や工数のかかる作業が効率化され、従業員の負担が軽減されること作業ミスが減るため、物流業務の品質が高まり、サービス全体の品質や顧客満足度の向上も期待することが出来ます。

4. 物流業務効率化の3つのポイント

物流業務を効率化させるためには、以下の3つのポイントに注意しましょう。

4.1 現状の課題を洗い出す

まずは自社の現状の課題を洗い出しましょう。「なぜ物流業務を効率化したいのか」「何の課題を解決するために効率化が必要なのか」という目的や課題が明確になっていないと、導入しても活用することが難しいでしょう。

「他社も行っているから」「将来の人材不足を見越して何となく必要だと感じたから」など、漠然とした理由だけで取り組み始めるのは危険です。課題が解決できず、無駄なコストがかかるばかりで、業務に活かせないことも多くあるでしょう。

このような事態を防ぐためにも「どうして自社は物流業務効率化のためのシステムを導入したいのか」「どんな課題を解決するために必要なのか」という点を明確にしましょう。現状の課題が明確になっていれば、それに合わせたシステムやサービスを検討しやすくなるでしょう。

業務効率化のためにシステムはいくつかありますが、自社に合うかどうかは企業ごとに異なります。課題解決のためにどんなシステムが必要なのか、費用対効果はどれくらいが適正なのかを見極めることが後悔しないコツです。

4.2 第三者目線を取り入れる

自社だけの目線だとどうしても気づかない点が出てくる可能性があります。そのようなときは外部のコンサルタントなど、第三者の目線を取り入れてみましょう。外部からの視点を取り入れることで、自社に足りないものや課題が明確になる可能性があります。

4.3 マニュアル化を行う

導入の際は、ルールやマニュアルなどをきちんと構築・作成しましょう。また作成したルールやマニュアルはスタッフ間で必ず周知することが大切です。ルールやマニュアルがしっかりと作成されていれば、社内での認識が統一され、属人化を防ぐことができるでしょう。もしルールやマニュアルが周知されていないと、「人ごとにやり方が違う」「あの人はこう聞いていたのに自分の聞いた方法は違う」などトラブルの元となってしまいます。

きちんとしたルールやマニュアルがあれば、トラブルの防止につながるでしょう。万が一トラブルが起きた際にも、対処方法が明確なのでスタッフ間で解決しやすくなります。さらにルールやマニュアルがあれば、研修の際にも役立ちます。新しく入社したスタッフに説明や研修を行う際に、ルールやマニュアルがあれば誰もが同じ指導を行えます。そのため「人ごとに教える内容が違う」といった事態を避けることができます。

ただし、ルールやマニュアル作成にはかなりの時間と人員が必要です。既存の業務を行いながら並行して作成を行うと、スタッフの負担が増えてしまいます。そのため、あらかじめマニュアル作成がどのくらいの負担になるのか、作成完了までにどのくらい時間や人員を割かなくてはいけないのかという点もきちんと検討しておきましょう。

5. まとめ

物流業務の効率化は、今後続くであろう人材不足や配送量の増加に対応するためには必須です。業務を効率化することで、コスト削減や人手不足の解消などさまざまなメリットが期待できるでしょう。ただし、効率化の方法のうち、どれが自社にとって適正なのかは、企業が持つ課題によって異なります。自社で業務効率化が難しい場合は、外部へアウトソーシングする方法もあります。

まずは自社の課題を洗い出し、課題解決のためにはどの業務を効率化すればよいのか、費用対効果は適正であるかを検討しましょう。

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